GED

Généralités

En permettant aux collectivités de mieux maîtriser leur information en général, et leurs documents en particulier, la Gestion Electronique de Documents apporte des bénéfices significatifs en termes de qualité, de productivité, de délais. Les documents sont disponibles facilement, immédiatement, à la bonne version sans confusion possible, auprès des personnes autorisées, au bon moment et en tout lieu. Grâce à une circulation immédiate, les processus et le travail collaboratif sont optimisés dans des proportions considérables. Les utilisateurs ne perdent plus de temps à retrouver les documents, à les diffuser, à vérifier qu’ils ont bien été validés et qu’ils disposent de la dernière version.

Spécificités de la GED du SDITEC

Des fonctionnalités automatisées ont été implantées afin de faciliter la mise en œuvre de la GED par les collectivités, en particuliers on peut retenir :

  • Océrisation (Transformation automatique d’un fichier contenant l’image d’un document en fichier texte) d’un document scanné (pdf) 1 heure après son enregistrement,
  • Application des mots clefs du Thesaurus des archives de France,
  • Affectation du code nature de l’acte après saisie des thématiques délibérations et arrêtés,

D’autres fonctionnalités à mettre en œuvre par l’utilisateur sont également implantées comme :

  • Les données de la photothèque,
  • Les données de la vidéothèque,
  • Les données spécifiques à l’archivage ( DUA, DUC, etc.),
  • Les données spécifiques aux actes des collectivités.

Enfin le SDITEC dans le cadre d’un groupe de travail réunissant quelques acteurs de l’archivage dans le département poursuit ses développements pour faciliter l’usage de la GED.

 

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